Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы. Все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам); Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения. Организация может не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир. Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами
учет наличных денежных средств в кассе;
распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.).
Что такое Z-отчет?
Z-отчет или Суточный отчет с гашением – это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену.
Нужно ли снимать Z-отчет, если за смену не было продаж?
Если обратиться к законодательной позиции, то в соответствии с официально действующими документами, получение ежедневных Z-отчетов, независимо от того была выручка или нет, является обязанностью кассира-операциониста. Снятый Z-отчет является основанием для записей в журнал кассира-операциониста.
Что делать, если потерян Z-отчет?
При утере Z-отчета лучше сразу документально оформить отсутствие документа. Для этого написать в произвольной форме на имя руководителя организации объяснительную записку, в которой указать причины, которые привели к пропаже Z-отчета, поставить дату и подпись. Руководителю такое заявление нужно заверить и указать предпринятые меры.
Поскольку все современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной защищенной лентой (ЭКЛЗ), то необходимо получить отчет о закрытии смены с помощью специалиста ЦТО, в котором будет дата, номер закрытой смены и итог выручки. Эти данные подтвердят Ваши записи в книге кассира-операциониста.
Что делать, если во время снятия Z-отчета оборвалась чековая лента?
Если лента просто закончилась, то нужно вставить новую и отчет будет допечатан. Допускается склеивание двух частей Z-отчета. Никаких оправдательных документов при этом можно не составлять.
Если допечатать Z-отчет не удалось по причине обрыва чековой ленты, то необходимо составить в произвольной форме объяснительную с описанием ситуации, заверить ее подписью руководителя. Из блока ЭКЛЗ надо снять отчет за смену и на основании полученных данных внести запись в журнал кассира-операциониста. Обрыв ленты во время печатания может свидетельствовать о возможной неисправности кассового аппарата. Поэтому, рекомендуем вызвать специалиста ЦТО.
Как снять х-отчет
Каждый, кто работает с кассой, должен уметь снимать Х–отчет. Подобный документ – это вид отчета без гашения. Его снятие необходимо для осуществления контроля кассира, т.к. в нем указываются число операций по кассе и наличная сумма в кассе в течение дня. Также Х-отчет нужен при налоговых проверках, при сдаче денежных средств из кассы инкассаторам.
Пример заполнения журнала кассира-операциониста.
